7. Le dépouillement (MémoFiches)
Fondamental : Importation des MémoFiches
Le dépouillement[1] via l'importation des Mémofiches de Poitiers dans BCDI suppose que vous ayez souscrit un abonnement. Si vous n'êtes pas abonné aux MémoFiches, vous devez procéder vous même au dépouillement de vos périodiques en créant des parties composantes pour chacun des articles qu'il sera pertinent de dépouiller.
Pour pouvoir être importées dans votre base, les MémoFiches doivent préalablement être traitées par un utilitaire appelé GestMMN. Cet utilitaire est gratuit. Il est téléchargeable depuis votre espace client.
Remarque :
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Méthode : 1. Installer l'utilitaire de gestion des MémoFiches et Mémonotices GestMMN (version 1.04)
GestMMN est une application que vous pouvez télécharger depuis votre espace client accessible depuis BCDI, menu "?"
Cliquez sur la loupe 
située sous l'animation puis sur la flèche verte pour lancer la vidéo
Informations[4]Méthode : 2 . Télécharger et insérer les MémoFiches dans BCDI
L'opération de téléchargement et d'insertion se fait en 4 étapes.
Vous devez :
Récupérer, depuis BCDI, le fichier des MémoFiches dans votre espace client (en ligne)
Extraire les notices de ce fichier via l'outil fourni par Poitiers GESTMMN. Si celui-ci n'est pas installé sur votre ordinateur, vous devez préalablement le télécharger [(fichier exécutable)] et l'installer.
Vous identifier dans BCDI en tant que Gestionnaire.
Importer les MémoFiches au format MémoNotices dans BCDI via le menu "Gestion du fonds"
Exemple : Récupération et insertion d'un envoi de MémoFiches
Utilisez la loupe située sous l'animation puis cliquez sur la flèche verte pour lancer la vidéo.
Informations[5]Attention :
L'opération d'insertion des MémoFiches se fait APRÈS avoir bulletiné les exemplaires reçus.
Conseil : Vérifier l'importation
Pour vérifier le bon raccord des notices de dépouillement à la notice générale correspondante, procédez comme suit :
En mode GESTIONNAIRE >menu RECHERCHE>recherche gestionnaire>clic sur NOTICES
Rechercher sur Description > Date d'importation = la date du jour >cocher chercher NOTICES GÉNÉRALES, (boutons radio situés juste en dessous de la zone de saisie).
Lancer la recherche (bouton bleu engrenage en bas de la fenêtre)
Une fenêtre d'information s'ouvre indiquant le nombre de fiches trouvées (qui doit être = 0)
Si le résultat n'est pas égal à zéro, visualisez les notices trouvées pour identifier le ou les problèmes (numéro non reçu, formes des titres ou date de parution incorrectement renseignée lors du bulletinage)
Supprimer les notices importées en cause
Corriger les erreurs dans la ou les notices générales crées lors du bulletinage
La vérification de l'importation en images
